Vorteile einer digitalen Mitarbeiterzeitung für HR
Zusammenfassung
Eine digitale Mitarbeiterzeitung gibt der HR und der internen Kommunikation Inhalte, die Mitarbeiter vom Handy wie vom Computer erreichen — ohne Installation und ohne PDF-Download. Das Archiv wird zu einer durchsuchbaren Quelle, auf eine bestimmte Seite lässt sich ein Link im Newsletter verschicken und ein Tippfehler jederzeit korrigieren und neu veröffentlichen. Der Zugriff wird nach Bedarf gesteuert: öffentlich, per Passwort oder über die Anmeldung im Firmenintranet. Die Redaktion bleibt beim Unternehmen oder seiner Agentur, der Betrieb läuft als monatliche Miete.
Reichweite bei Mitarbeitern ohne Firmenrechner
Mitarbeiter lesen am Handy wie am Computer in einem gewöhnlichen Browser, ohne Installation und ohne PDF-Download. Für Betriebe, in denen ein großer Teil der Belegschaft weder ein Firmennotebook noch vom Arbeitsplatz aus Zugang zum Intranet hat, ist das der Unterschied zwischen Inhalten, die ankommen, und einem Link, den niemand öffnet.
Das Mitarbeitermagazin lässt sich neben der Website auch als mobile App für iOS und Android veröffentlichen. Die App ergänzt Push-Benachrichtigungen als Hinweis auf eine neue Ausgabe und das Lesen ohne Internetverbindung.
| Funktion | Nutzen für HR |
|---|---|
| Bibliothek unter der Firmenadresse, mit Logo und Farben | Das Magazin wirkt als Teil des Unternehmens, nicht als fremder Reader mit Konkurrenztiteln |
| Lesen ohne Installation und ohne Download | Die Hürde zwischen Ausgabe und Mitarbeiter, der sie lesen soll, entfällt |
| Volltextsuche in der gesamten Bibliothek | Das Archiv wird zu einer nutzbaren Quelle statt zu einem Haufen Dateien |
| Zugriffssteuerung per Passwort oder über das Intranet | Sensible interne Themen bleiben im Unternehmen |
| Sofortige Korrekturen und Aktualisierungen | Ein Fehler in der Ausgabe lässt sich beheben, ohne die Auflage neu zu drucken |
| Teilen eines Links auf eine bestimmte Seite | Newsletter und Intranet können direkt auf einen konkreten Artikel verweisen |
| Publikationen in jeder Sprache, mehrere Sprachen in einer Bibliothek | Ein internationales Unternehmen bedient inländische und ausländische Mitarbeiter von einer Stelle aus |
| Zugriffsstatistiken bis auf die Ebene einzelner Seiten | Die Redaktion sieht, welche Rubriken gelesen werden, und plant danach die nächsten Ausgaben |
| Easy Reading für PDFs auf kleinen Displays | Die gedruckte Ausgabe bleibt am Handy ohne Zoomen lesbar |
| Betrieb als monatliche Miete | Ohne Einrichtungsgebühren und ohne Investition in eine eigene Lösung |
Sicherheit und Datenverarbeitung
Triobo ist ein britisches Unternehmen, das aus der Europäischen Union betreut wird. Die Daten verlassen den Raum der Europäischen Union nicht und werden auf Microsoft Azure in den Niederlanden gehostet. Der Betrieb richtet sich nach dem Standard ISO 27001.
Bei Magazinen mit Anmeldung lässt sich eine Anbindung an das Firmenintranet nutzen. Die Anmeldedaten der Mitarbeiter erreichen den Plattformbetreiber dann gar nicht und das Magazin bleibt für die Öffentlichkeit verborgen.
Wie viel Arbeit das der Redaktion bringt
Bleibt das Unternehmen bei Druck-PDFs, besteht der Mehraufwand nur im Hochladen der Datei in die Bibliothek. Das Ergänzen von Easy Reading bei ausgewählten Artikeln erfordert keine technischen Kenntnisse und gelingt der Redaktion nach einer Schulung selbst.
Die Schulung ist kostenlos. Die Arbeit lässt sich einem internen Grafiker oder einer Content-Agentur übertragen, oder die Redaktion erledigt sie selbst. Passt die Standardlösung nicht, sind auch Anpassungen nach Maß möglich.
Unternehmen brauchen meistens nicht mehr Inhalte. Sie brauchen, dass jemand die Inhalte wirklich liest, für die sie bereits bezahlt haben.
Häufige Fragen
Was bringt eine digitale Mitarbeiterzeitung der HR gegenüber einem PDF zum Download?
Gegenüber einem Link zum PDF-Download öffnet sich eine digitale Mitarbeiterzeitung mit einem Klick direkt im Browser, läuft unter der Firmenadresse in der Unternehmensidentität und lässt sich über das gesamte Archiv hinweg durchsuchen. Die HR sieht zudem Lesestatistiken bis auf die Ebene einzelner Seiten und kann einen Fehler beheben, ohne die Auflage neu zu drucken.
Wie wird sichergestellt, dass nur Mitarbeiter das Magazin sehen?
Ein nicht öffentliches Magazin wird mit Zugangspasswörtern geschützt oder über eine Anmeldung mit dem Firmenintranet verbunden. Bei einer Anbindung an das Intranet erreichen die Anmeldedaten der Mitarbeiter den Plattformbetreiber gar nicht. Sperren lassen sich auch nur ausgewählte Publikationen in einer ansonsten öffentlichen Bibliothek.
Wo liegen die Daten des Firmenmagazins?
Die Daten verlassen den Raum der Europäischen Union nicht und werden auf Microsoft Azure in den Niederlanden gehostet. Triobo ist ein britisches Unternehmen, das aus der Europäischen Union betreut wird, und der Betrieb richtet sich nach dem Standard ISO 27001.
Schafft das eine interne Redaktion oder braucht es eine Agentur?
Die Vorbereitung einer digitalen Ausgabe schaffen ein interner Grafiker, eine externe Agentur wie auch die Redaktion selbst; die Schulung ist kostenlos. Der einfachste Weg ist der Import eines fertigen Druck-PDFs, der keine weitere Vorbereitung erfordert. Die Erstellung einer vollständig responsiven Publikation im visuellen Editor setzt eine geschickte Person oder eine Agentur und mehr Zeit voraus.
Beschäftigt Sie die interne Kommunikation?
Die Seite Interne Kommunikation auf der Triobo-Website fasst die Lösung für Mitarbeitermagazine zusammen.